Datenschutzerklärung für QClean

1. Verantwortlichkeit und Rollen

Für die meisten Daten, die ein Unternehmen in QClean über seine Beschäftigten, Kunden, Objekte und Arbeitsabläufe verarbeitet, ist dieses Unternehmen (Ihr Arbeitgeber oder Auftraggeber, nachfolgend „QClean-Kunde“) datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Der QClean-Kunde legt insbesondere Zwecke, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen fest. QLINK GmbH verarbeitet diese Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und nach Weisung des QClean-Kunden.

Soweit QLINK GmbH Zwecke und Mittel selbst festlegt, insbesondere für den sicheren technischen Betrieb, die Verwaltung selbst registrierter Kundenkonten, Support, Missbrauchsabwehr sowie die öffentlichen QClean-Seiten, ist QLINK GmbH selbst Verantwortlicher. Bei Fragen zu Beschäftigten- oder Arbeitsdaten wenden Sie sich bitte zuerst an Ihren Arbeitgeber bzw. QClean-Kunden; QLINK unterstützt diesen bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage.

2. Anbieter und Datenschutzkontakt

QLINK GmbH, Anton-Schmidt-Straße 36, 71332 Waiblingen, Deutschland. Telefon: +49 7151 250547-0. E-Mail: info@qlink.de.

Datenschutzanfragen können formlos an info@qlink.de gerichtet werden. Die Kontaktdaten des jeweils verantwortlichen QClean-Kunden und gegebenenfalls dessen Datenschutzbeauftragten erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber oder Administrator.

3. Herkunft der Daten

Daten stammen von Ihnen selbst, von Ihrem Arbeitgeber oder einem berechtigten Administrator, aus Ihren Handlungen in App und Webportal, aus dem verwendeten Gerät sowie – wenn beim QClean-Kunden aktiviert – aus angebundenen Kommunikationsdiensten wie WhatsApp. Pflichtangaben sind im jeweiligen Formular erkennbar. Ohne erforderliche Konto- und Arbeitsdaten können die betreffenden Funktionen nicht bereitgestellt werden.

4. Verarbeitete Datenkategorien

• Konto- und Kontaktdaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenzugehörigkeit, Profilbild und Sprache.
• Anmelde- und Berechtigungsdaten: kryptografischer Passwort-Hash, Zugangs- und Aktualisierungstoken, Rollen, Gruppen, Objektzuordnungen, Berechtigungen sowie Anmeldezeitpunkte. QLINK speichert kein lesbares Passwort.
• Beschäftigungs- und Organisationsdaten: Firmenzugehörigkeit, Vertragsart, monatliche Sollzeit, Objekt- und Teamzuordnung sowie Schichtplanung.
• Arbeitszeit- und Standortdaten: Check-in und Check-out, Objekt, Zeitstempel, Notizen und – sofern freigegeben – präzise GPS-Koordinaten zum jeweiligen Check-in oder Check-out.
• Arbeits- und Nutzerinhalte: Tickets, Beschreibungen, Kommentare, Aufgaben, Statusänderungen, Fotos und andere Anhänge, Dokumente, Berichte, Qualitätsprüfungen, Feststellungen, Unterschriften, Urlaubsanträge, Dienstpläne und Asset-Zuordnungen.
• Urlaubs- und Abwesenheitsdaten: beantragte Zeiträume, Art, Status, Gründe, Hinweise, Anhänge und Resturlaub.
• Kommunikationsdaten: Supportanfragen, E-Mails, Benachrichtigungen sowie bei aktivierter WhatsApp-Anbindung Telefonnummer, Nachrichten und übermittelte Medien.
• KI-Daten im Webportal: Fragen an den Assistenten, Chatverläufe, Antworten, verwendete Werkzeuge und Ergebnisse. Der KI-Assistent ist derzeit nicht Bestandteil der mobilen App.
• Mobile Spracheingaben: freiwillig aufgenommene Audiodateien und daraus erzeugte Transkripte für sprachgestützte Ticketfunktionen.
• Geräte- und technische Daten: Push-Token, Plattform und Gerätebezeichnung, App-/Browserversion, Betriebssystem, IP-Adresse, Anfragezeit, aufgerufene Funktion, Fehler- und Sicherheitsereignisse.

5. Standort und Geräteberechtigungen

• Standort: QClean fragt den aktuellen Standort für Check-in und Check-out ab und speichert die übermittelten Koordinaten zusammen mit dem Arbeitszeitvorgang. Die App führt kein dauerhaftes Routen- oder Hintergrundtracking durch.
• Kamera, Fotos und Dateien: zum Aufnehmen, Auswählen, Zuschneiden und Hochladen von Ticket-, Qualitäts-, Urlaubs- oder Dokumentanhängen.
• Mikrofon: zum Aufnehmen einer Spracheingabe für Ticketbeschreibungen. Die Aufnahme wird zur Transkription an den QClean-Server und den eingesetzten Transkriptionsdienst übermittelt.
• Benachrichtigungen: für Hinweise zu Tickets, Qualitätsvorgängen, Arbeitszeiten, Schichten, Dokumenten und Urlaubsanträgen.

Berechtigungen können in den Geräteeinstellungen verweigert oder später widerrufen werden. Die zugehörige Funktion ist dann möglicherweise nicht verfügbar. Ein Widerruf löscht keine Daten, die zuvor rechtmäßig übermittelt wurden.

Zur Anzeige einer lesbaren Adresse übermittelt die mobile App vorhandene Check-in-/Check-out-Koordinaten und technisch erforderliche Verbindungsdaten an den Nominatim-Dienst der OpenStreetMap Foundation. Dies geschieht beim Laden entsprechender Arbeitszeitansichten, nicht als kontinuierliche Standortabfrage.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung von Konto, App und Webportal, Mandanten- und Berechtigungsverwaltung sowie Erfüllung des QClean-Vertrags: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Durchführung von Arbeitsverhältnissen, Arbeitszeitnachweis, Einsatzplanung, Urlaub, Dokumentation und gesetzliche Pflichten des QClean-Kunden: je nach Fall Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie § 26 BDSG.
• Ticketbearbeitung, Qualitätsmanagement, Berichte, Dokumente, Kommunikation und betriebliche Organisation: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. die Rechtsgrundlage des QClean-Kunden.
• IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsverhinderung, Protokollierung und stabiler Betrieb: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist ein sicherer und zuverlässiger Dienst.
• Optionale Gerätefunktionen oder Verarbeitungen auf Grundlage einer Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
• Erfüllung gesetzlicher Auskunfts-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Wenn QLINK als Auftragsverarbeiter handelt, legt der jeweilige QClean-Kunde die maßgebliche Rechtsgrundlage fest.

7. Empfänger und eingesetzte Dienste

Innerhalb des jeweiligen QClean-Kunden erhalten nur autorisierte Personen entsprechend ihren Rollen und Berechtigungen Zugriff. QLINK setzt sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein und schließt, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung. Abhängig von den genutzten Funktionen können folgende Empfänger beteiligt sein:

• Amazon Web Services (AWS): Hosting, Datenbank, Dateispeicher, E-Mail-Versand, Echtzeitereignisse und Protokolle. Die primäre QClean-Infrastruktur wird in der AWS-Region Frankfurt (eu-central-1) betrieben.
• Google: Firebase Cloud Messaging für Push-Benachrichtigungen, Google Maps im Webportal und Google Docs Viewer zum Anzeigen von PDF-Dateien auf Android. Beim Android-PDF-Viewer wird die Dokument-URL an Google übermittelt und Google kann die Datei zur Darstellung abrufen.
• Apple: Apple Push Notification Service (APNs) für Benachrichtigungen auf iOS-Geräten.
• OpenAI: der optionale KI-Assistent im Webportal sowie die Audiotranskription für mobile Spracheingaben. Im Webportal können Eingaben und für die Antwort erforderliche QClean-Ergebnisse übermittelt werden; bei der mobilen Transkription wird die freiwillig aufgenommene Audiodatei übermittelt.
• OpenStreetMap Foundation/Nominatim: Umwandlung von Check-in-/Check-out-Koordinaten in Adressen.
• Open-Meteo: freiwillige Wetter- und Ortssuche im Webportal; übermittelt werden der gesuchte Ort bzw. ausgewählte Koordinaten und Verbindungsdaten.
• Meta Platforms/WhatsApp: nur wenn der QClean-Kunde die optionale WhatsApp-Kommunikation aktiviert und die betroffene Person diesen Kanal nutzt.
• Behörden, Gerichte, Rechts- und Prüfungsberater: nur soweit gesetzlich erforderlich oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig.

Push-Nachrichten werden auf den für die Zustellung notwendigen Inhalt begrenzt. Sensible Detailinformationen sollten nicht in frei sichtbaren Benachrichtigungstexten angegeben werden.

8. Übermittlungen außerhalb des EWR

Einige Anbieter haben Sitz oder technische Standorte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA. Soweit Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (einschließlich des EU-US Data Privacy Framework, sofern der Empfänger zertifiziert ist), der EU-Standardvertragsklauseln oder einer anderen zulässigen Garantie nach Art. 44 ff. DSGVO. Wo erforderlich werden zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen vereinbart.

9. Lokale Speicherung, Cookies und Protokolle

• Die mobile App speichert Anmeldetoken geschützt im sicheren Gerätespeicher und hält zur Offline-Nutzung unter anderem Benutzer-, Objekt- und Ticketdaten in einem lokalen Cache. Diese Daten werden bei der Abmeldung oder Kontolöschung durch die App gelöscht; eine Deinstallation entfernt die App-Daten nach den Regeln des Betriebssystems.
• Das Webportal speichert Anmeldedaten und den angemeldeten Benutzer im lokalen Browserspeicher. Temporäre Daten für einen Passwortwechsel können im Sitzungsspeicher liegen. Beim Abmelden werden die Anmeldedaten aus dem QClean-Webportal entfernt.
• Ein technisch notwendiges Spracheinstellungs-Cookie (NEXT_LOCALE) merkt sich die gewählte Sprache. QClean setzt derzeit keine Werbe-, Reichweiten- oder Marketing-Cookies ein.
• Server- und Anwendungsprotokolle können IP-Adresse, Zeit, Route, Status, Geräte-/Browserangaben sowie Fehler- und Sicherheitskontext enthalten. Sie dienen ausschließlich Betrieb, Diagnose, Sicherheit und Nachweis.

10. Speicherdauer und Löschung

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden, der QClean-Vertrag besteht oder gesetzliche und vertragliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten dies verlangen. Für Beschäftigten-, Arbeitszeit-, Qualitäts-, Urlaubs- und sonstige Geschäftsunterlagen legt grundsätzlich der verantwortliche QClean-Kunde die konkrete Frist fest. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine Rechtsansprüche oder gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

• Push-Token werden bei Abmeldung oder Kontolöschung deaktiviert bzw. gelöscht; ungültige Token werden nach Erkennung deaktiviert.
• Kurzlebige Audiodateien für Spracheingaben werden zur Transkription verarbeitet; der daraus erzeugte Text kann als Ticketinhalt oder Eingabe weiterverarbeitet werden.
• Technische Sicherheits- und Fehlerprotokolle werden nach den für die jeweilige Umgebung festgelegten Protokollfristen gelöscht. Audit-Metadaten des webbasierten KI-Assistenten werden regulär nach 30 Tagen bereinigt; Chatnachrichten und Werkzeugergebnisse bleiben Bestandteil der Chat-Sitzung, bis sie nach Vorgabe des QClean-Kunden oder bei Vertragsende gelöscht werden.
• Sicherungen und nicht mehr aktuelle Dateiversionen werden nach festen Sicherungs- und Lebenszyklen überschrieben oder gelöscht; nicht aktuelle S3-Dateiversionen werden regulär nach 90 Tagen entfernt.

Bei der Selbstlöschung wird der Zugang sofort gesperrt, die E-Mail-Adresse ersetzt und Passwort, Telefonnummer, Profilbild, Push-Token, persönliche Benachrichtigungen, Entwürfe, persönliche Berechtigungen und Zuordnungen entfernt. Name und betriebliche Vorgänge wie Arbeitszeiten, Tickets, Qualitätsprüfungen, Urlaubsvorgänge, vergangene Schichten, signierte Dokumente und Auditbezüge können zur Dokumentation beim QClean-Kunden erhalten bleiben. Offene Tickets und künftige Schichten werden freigegeben. Gesetzlich zulässige Aufbewahrung bleibt von einem Löschantrag unberührt. Ist der Nutzer der einzige Nutzer eines selbst in der App registrierten Unternehmens, wird stattdessen das gesamte Unternehmen mit allen zugehörigen Daten und Dateien gelöscht.

QClean-Konto löschen und Löschanfrage stellen

11. Datensicherheit

QLINK setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein. Dazu gehören verschlüsselte Übertragung, serverseitige Verschlüsselung gespeicherter Dateien, Zugriffskontrollen nach Mandant, Rolle und Berechtigung, sichere Passwort-Hashes, geschützter mobiler Tokenspeicher, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, Datensicherungen und regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Komponenten. Kein Übertragungs- oder Speichersystem kann jedoch absolute Sicherheit garantieren.

12. KI-Funktionen im Webportal

Der optionale KI-Assistent ist derzeit ausschließlich im QClean-Webportal verfügbar; die mobile App enthält diesen Assistenten nicht. Er beantwortet Fragen auf Grundlage der für den angemeldeten Benutzer freigegebenen QClean-Daten. Die verfügbaren Werkzeuge werden nach dessen Berechtigungen eingeschränkt. KI-Ausgaben können fehlerhaft sein und müssen vor einer betrieblichen Entscheidung geprüft werden. QClean trifft auf Grundlage dieser KI-Ausgaben keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Geben Sie in freie KI-Eingaben im Webportal nur Informationen ein, die für die Aufgabe erforderlich sind. Besonders sensible Inhalte sollten nur verwendet werden, wenn dies vom QClean-Kunden freigegeben und rechtlich zulässig ist. Die mobile Audiotranskription für Ticketbeschreibungen ist eine davon getrennte Funktion.

13. Rechte betroffener Personen

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Behörde des Wohn- oder Arbeitsorts oder beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Für Daten, die Ihr Arbeitgeber oder ein anderer QClean-Kunde verantwortet, richten Sie Ihre Anfrage bitte an diesen. An info@qlink.de gerichtete Anfragen werden geprüft und, soweit erforderlich, an den zuständigen QClean-Kunden weitergeleitet. Zur Vermeidung unbefugter Auskünfte kann ein Identitätsnachweis verlangt werden.

14. Apple App Store und Google Play

Wenn Sie QClean über den Apple App Store oder Google Play beziehen, verarbeitet der jeweilige Store eigene Konto-, Kauf-, Geräte-, Nutzungs- und Diagnosedaten in eigener Verantwortung. QLINK erhält nur die vom Store bereitgestellten Informationen. Für diese Verarbeitung gelten die Datenschutzhinweise von Apple bzw. Google. Die Angaben zur Datennutzung im App Store und im Bereich „Datensicherheit“ von Google Play werden anhand der in dieser Erklärung beschriebenen QClean-Funktionen gepflegt.

Datenschutz bei Apple

Datenschutzerklärung von Google

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich QClean, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Das oben genannte Datum zeigt den aktuellen Stand. Über wesentliche Änderungen informieren wir in der App, im Webportal oder über die beim Konto hinterlegte Kontaktmöglichkeit, soweit dies erforderlich ist.